Im Unterschied zur Buchführungspflicht, der in der Schweiz jedes Unternehmen nachkommen muss, unterliegen Kapitalgesellschaften, wozu auch die GmbH gehört, hinsichtlich der Bilanzerstellung strengeren Vorschriften als Personengesellschaften. Aber auch Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz von mehr als 500.000 Franken unterliegen diesen Vorschriften.
Form der Bilanz
Bilanzierungspflicht bedeutet, dass die Bilanz der Kapitalgesellschaft in Kontoform aufgestellt werden muss. Die Bezeichnung und Reihenfolge der einzelnen Positionen ist verbindlich vorgeschrieben. Auf der Aktivseite müssen folgende Hauptpositionen aufgeführt werden:
- Umlaufvermögen
- Flüssige Mittel und kurzfristig gehaltene Aktiven mit Börsenkurs
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
- Übrige kurzfristige Forderungen
- Vorräte und nicht fakturierte Dienstleistungen
- Aktive Rechnungsabgrenzungen
- Anlagevermögen
- Finanzanlagen
- Beteiligungen
- Sachanlagen
- Immaterielle Werte
- Nicht einbezahltes Grund-, Gesellschafter- oder Stiftungskapital
Bilanzsumme
Die Passivseite ist wie folgt zu gliedern:
- Kurzfristiges Fremdkapital
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Kurzfristige verzinsliche Verbindlichkeiten
- Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten
- Passive Rechnungsabgrenzungen
- Langfristiges Fremdkapital
- Langfristige verzinsliche Verbindlichkeiten
- Übrige langfristige Verbindlichkeiten
- Rückstellungen sowie vom Gesetz vorgesehene ähnliche Positionen
- Eigenkapital
- Grund-, Gesellschafter- oder Stiftungskapital, ggf. gesondert nach Beteiligungskategorien
- Gesetzliche Kapitalreserve
- Gesetzliche Gewinnreserve
- Freiwillige Gewinnreserven oder kumulierte Verluste als Minusposten
- Eigene Kapitalanteile als Minusposten
Bilanzsumme
Der Umfang der Erstellung der Bilanz ist abhängig von der Größe der GmbH. Die Größenklassen richteten sich nach der Bilanzsumme, den Umsatzerlösen und der Anzahl der Arbeitnehmer.
Kleine Kapitalgesellschaften brauchen nur eine verkürzte Bilanz mit den Posten aufzustellen, die durch Buchstaben und römische Ziffern bezeichnet sind (siehe oben aufgeführtes Schema). Die mit arabischen Ziffern bezeichnete Untergliederung entfällt.
Große und Mittelgroße Kapitalgesellschaften müssen zum Beispiel unter der Position III. Gewinnrücklagen auf der Passivseite genau aufführen, aus welchen Gründen diese gebildet wurden. Die entsprechenden Unterpositionen sind: 1. Gesetzliche Rücklagen, 2. Rücklage für eigene Anteile, 3. Satzungsmäßige Rücklagen, 4. Andere Gewinnrücklagen.
Jahresabschluss, Bilanz und Lagebericht
Die Bilanz bildet zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresbericht des Unternehmens. Kapitalgesellschaften haben diesen durch einen Lagebericht zu ergänzen, dessen Funktion darin besteht, ein genaueres Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens zu geben. Er enthält u. a. Angaben zum Geschäftsverlauf, zur voraussichtlichen Entwicklung des Unternehmens und zu den Beziehungen zu anderen Unternehmen.
Das Inventar
Das Inventar ist eine mengen- und wertmäßige Aufstellung der Vermögenswerte und Schulden in einem Unternehmen. Zuerst wird das Vermögen aufgelistet. Es setzt sich aus Anlagevermögen und Umlaufvermögen zusammen. Das Anlagevermögen umfasst alle Gegenstände, die dauerhaft zur Aufrechterhaltung des Betriebs notwendig sind. Dazu gehören zum Beispiel Immobilien, der Fuhrpark oder die Büro- und Geschäftsausstattung.
Als nächstes wird das Umlaufvermögen aufgelistet. Das Umlaufvermögen umfasst alle Materialien, die im Unternehmen nur kurz vorhanden sind, da sie für die Verarbeitung benötigt werden. Dazu gehören Roh- und Hilfsstoffe.
Zweitens werden die Schulden niedergeschrieben. Sie sind nach der Fälligkeit gegliedert, zuerst die langfristigen Verbindlichkeiten und dann die kurzfristigen Verbindlichkeiten.
Als drittes wird das Reinvermögen ermittelt. Es setzt sich aus der Differenz des Vermögens und der Schulden zusammen.
Aus dem Inventar kann man nun die Bilanz herausbilden. Eine Bilanz besteht aus einer Aktivseite und einer Passivseite. Die Aktivseite ist die Vermögensverwendung und die Passivseite ist die Vermögensherkunft. Im Gegensatz zum Inventar, das tabellarisch errichtet wird, ist die Bilanz als Konto aufgebaut.
Aktiva / Passiva
Auf der linken Seite beginnt man zuerst mit dem Anlagevermögen und dann mit dem Umlaufvermögen. Beide sind nach der Liquidierbarkeit gegliedert. Als dritten Punkt gibt es die Rechnungsabgrenzungen. Diese sind dazu da, um Erträge oder Aufwendungen zu erfassen, die nicht zum jetzigen Geschäftsjahr gehören. Auf der Aktivseite sind es die aktiven Rechnungsabgrenzungen und auf der Passivseite sind es die passiven Rechnungsabgrenzungen.
Auf der Passivseite steht an erster Stelle das Eigenkapitel. Anschließend folgt das Fremdkapital, das wieder nach der Fälligkeit gegliedert ist.
Zusammengerechnet ergibt sich die Bilanzsumme. Die Bilanzsummen auf Aktiva / Passiva müssen immer übereinstimmen, ansonsten liegt ein Fehler vor.
Offenlegung der Bilanz
Der Jahresabschluss von einer Kapitalgesellschaft dient nicht nur der Feststellung der Unternehmensentwicklung, es soll auch ein sicherer Einblick in die Vermögens-, Ertrags-, und Finanzlage von einem Unternehmen gewährleistet werden. Der Gesetzgeber stellt bezüglich des Inhaltes und der Form des Jahresabschlusses genau reglementierte Vorgaben. Der Jahresabschluss, und damit der Offenlegungspflicht untergeordnet sind, Bilanz sowie auch die Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Des Weiteren sind Anhang und Lagebericht offenzulegen, die ebenfalls dem Jahresabschluss zuzuordnen sind. Der Jahresabschluss gilt als Dokument und somit als Beweisstück für die Öffentlichkeit.
In der Schweiz gilt: Innerhalb eines Jahres nach Ende des Geschäftsjahres muss der Jahresabschluss im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Die Offenlegung der Bilanz bzw. des gesamten Jahresabschlusses ist verbindlich und zwar für Kapitalgesellschaften, wie Aktiengesellschaften und GmbHs, sowie auch für bestimmte Personengesellschaften.
Die Offenlegungspflicht (Publizitätspflicht) ist verbindlich. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers hat das Recht, die Unterlagen fristgerecht und vollständig (im zeitlichen Rahmen) vorliegen zu haben. Ergibt sich bei der Prüfung der Unterlagen, dass selbige unvollständig oder zu spät eingereicht wurden, wird eine Ordnungswidrigkeit an die zuständige Verwaltungsbehörde gemeldet.
Tipp: Die Bilanzierung ist für viele Unternehmer ein schwieriges Thema. Wer sich nicht selbst damit auseinandersetzen möchte, sollte die Erstellung an einen Profi aus seiner Nähe delegieren – z. B. an einen Treuhänder in Zürich -, um sich um seine Kernkompetenzen kümmern zu können.