Die gesetzliche Zeiterfassung ist für Unternehmen in Deutschland ein wichtiges Thema. Fast 20% der Arbeitgeber geben an, die Arbeitszeiten gar nicht zu dokumentieren.
Das Bundesarbeitsgericht hat jedoch entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, das die geleisteten Arbeitszeiten erfasst. Dabei müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden, um die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten sicherzustellen. Die Erfassung muss am selben Tag erfolgen und sollte elektronisch durchgeführt werden.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie rechtskonform handeln und wichtige Vorgaben beachten müssen. Digitale Lösungen können dabei helfen, die Zeiterfassung effizient umzusetzen. Je nach Unternehmensgröße gelten unterschiedliche Übergangsfristen für die Einführung eines Zeiterfassungssystems. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.
Aktuelle Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung
Die Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung hat sich in den letzten Jahren dynamisch entwickelt. Das BAG-Urteil vom 13. September 2022 stellte klar, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Diese Entscheidung basiert auf einem EuGH-Urteil von 2019, das die Auslegung der EU-Arbeitszeitrichtlinie betraf.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt EU-weit und erfordert nicht nur die Bereitstellung eines Systems, sondern auch dessen tatsächliche Anwendung. Vor den Urteilen gab es bereits gesetzliche Vorgaben zur Zeiterfassung, wie die Dokumentation von Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit gemäß § 16 ArbZG.
Das BAG-Urteil von 2022 betont, dass die Dokumentation der Arbeitszeit ein wichtiger Bestandteil des Gesundheitsschutzes ist und für alle Arbeitgeber verpflichtend ist. Eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten bietet Vorteile für den Gesundheitsschutz, die Rechte der Mitarbeiter, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie den Mindestlohn sowie als Nachweis bei Streitfällen.
Verpflichtung zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung
Die Entscheidung des Verwaltungsgerichts Hamburg (AZ 15 K 964/24) unterstreicht die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland. Unternehmen sollten nicht auf gesetzliche Konkretisierungen warten, sondern bereits jetzt entsprechende Maßnahmen ergreifen. Moderne digitale Zeiterfassungssysteme bieten die Möglichkeit zur effizienten Arbeitszeiterfassung und erfüllen die Vorgaben des EuGH-Urteils.
Arbeitgeber tragen die Verantwortung für die Dokumentation der Arbeitszeiten, können jedoch diese Aufgabe auch delegieren. Unternehmen, die die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß protokollieren, setzen sich Sanktionen aus, da die Erfassung der Arbeitsstunden gesetzlich vorgeschrieben und verpflichtend ist.
Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung
Die aktuellen Entwicklungen im Arbeitsrecht stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen bei der Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten. Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht vor, dass Arbeitgeber den Beginn, die Dauer und das Ende der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers aufzeichnen müssen. Dies schließt auch Überstunden und Pausenzeiten mit ein.
Elektronische Erfassung der Arbeitszeit
Der Entwurf sieht eine elektronische Erfassung der Arbeitszeit noch am selben Tag vor. Hierfür können elektronische Zeiterfassungssysteme oder Tabellen genutzt werden. Lediglich für Arbeitgeber mit bis zu zehn Mitarbeitern soll weiterhin eine nicht-elektronische Erfassung möglich sein. Die elektronische Aufzeichnung dient dazu, die Einhaltung von täglichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zu gewährleisten.
Die Arbeitszeitdokumentation muss den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers enthalten. Dabei sind auch Überstunden und Pausenzeiten zu berücksichtigen. Die erfassten Daten müssen für einen Zeitraum von zwei Jahren aufbewahrt werden. Die Sicherheit der erfassten Arbeitszeiten und die Verarbeitung personenbezogener Daten müssen im Rahmen der Arbeitszeiterfassung den Datenschutzregeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen.
Das System zur Arbeitszeiterfassung muss objektiv, verlässlich und für die Aufsichtsbehörden zugänglich sein. Arbeitgeber können auf die Kontrolle der Arbeitszeiten verzichten, wenn die Aufzeichnung durch die Arbeitnehmenden erfolgt, sofern Verstöße bekannt werden. Die Form der Aufzeichnung kann variieren, solange sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine lückenlose Dokumentation gewährleistet.
Pflichten des Arbeitgebers bei der Zeiterfassung
Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiterfassung sicherzustellen. Die Aufzeichnungspflicht umfasst den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende inklusive Überstunden. Arbeitgeber können die Erfassung an Arbeitnehmer delegieren, bleiben jedoch für die Einhaltung der Vorgaben verantwortlich.
Um die korrekte Anwendung des Arbeitszeiterfassungssystems zu gewährleisten, müssen Arbeitgeber regelmäßige Stichproben und Kontrollen durchführen. Die Aufzeichnungen sind für einen Zeitraum von zwei Jahren aufzubewahren. Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht können die Arbeitsschutzbehörden Nachbesserungen verlangen oder Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängen.
Anforderungen an das Arbeitszeiterfassungssystem
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) bestätigt die Verpflichtung zur Einrichtung eines „objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems“ für die Erfassung der Arbeitszeiten. Es existieren keine spezifischen Vorgaben zur Form der Arbeitszeiterfassung, sowohl elektronische als auch schriftliche Systeme sind möglich. Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht jedoch eine Pflicht zur elektronischen Erfassung der täglichen Arbeitszeit vor.
Betriebsrat und Arbeitszeiterfassung
Betriebsräte haben Mitbestimmungsrechte bezüglich der Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassungssysteme. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betrifft alle Arbeitnehmer gemäß § 5 Absatz 1 BetrVG, während leitende Angestellte spezifisch behandelt werden. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat ist erforderlich, um ein effektives und rechtssicheres System zur Überwachung der Arbeitszeiten zu implementieren.
Zeiterfassung und flexible Arbeitsmodelle
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gemäß dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 wirft Fragen zur Vereinbarkeit mit flexiblen Arbeitsmodellen auf. Viele Arbeitnehmer befürchten, dass bewährte Modelle wie Vertrauensarbeitszeit oder mobiles Arbeiten durch die Erfassungspflicht eingeschränkt werden könnten.
Doch auch bei flexiblen Arbeitsmodellen müssen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Dieses schreibt vor, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter lückenlos dokumentiert werden müssen – unabhängig vom Arbeitsort. Somit gilt die Zeiterfassungspflicht auch bei mobilem Arbeiten, beispielsweise im Home-Office.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich
Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin umsetzbar, sofern die gesetzlichen Regelungen zu Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten beachtet werden. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Vorgaben zu Ruhepausen, täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeiten sowie zum Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit eingehalten werden. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und Kontrolle der Arbeitszeiten.
Umsetzung der Arbeitszeiterfassung in Unternehmen
Die Einführung der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Eine gründliche Vorbereitung ist zwingend notwendig, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. HR-Verantwortliche sollten die weitere Entwicklung aufmerksam verfolgen, da noch einige Fragen offen sind. Obwohl es Übergangsfristen gibt, ist es ratsam, frühzeitig mit der Planung und Umsetzung zu beginnen.
Die Schulung der Mitarbeiter spielt eine zentrale Rolle bei der erfolgreichen Einführung der Arbeitszeiterfassung. Durch rechtzeitige Schulungen können Fehler minimiert und die korrekte Anwendung des Systems sichergestellt werden. Mitarbeiter sollten mit den neuen Prozessen vertraut gemacht und über ihre Rechte und Pflichten informiert werden. Eine offene Kommunikation und die Einbeziehung der Belegschaft fördern die Akzeptanz und erleichtern die Umsetzung.